Прежняя система была неудобной
Менеджерам приходилось выполнять лишние действия, а рабочие процессы не складывались в понятный единый сценарий.
онлайн-запись · абонементы · расписание · обучение команды
Автоматизация онлайн-записи и учёта для йога-центра в Астане
Заменили неудобную разрозненную систему на единый рабочий контур: настроили онлайн-запись на занятия, расписание групповых практик, учёт клиентов, абонементов и посещений, финансовую отчётность и обучили менеджеров работе в новой системе.
Йога-центрАстана, КазахстанСфера услуг
Онлайн-запись
Расписание занятий
Абонементы
Обучение команды
Фин. отчётность
YCАбонемент активенКлиент самостоятельно выбирает занятие онлайнЗапись доступна
Расписание · абонементы · посещения · финансовый учёт
Хатха-йогаЗапись подтверждена
Онлайн-записьМесто забронировано
ПосещениеУчтено
КлиентЙога-центр
ГеографияАстана, Казахстан
ЗадачаПереход на удобную систему
РешениеОнлайн-запись и учёт абонементов
О проекте
Йога-центру нужна система, которой удобно пользоваться каждый день
Йога-центр в Астане проводит регулярные групповые занятия и работает с клиентами по абонементам. До проекта команда использовала другую систему, но она была неудобной в ежедневной работе: процессы оставались разрозненными, а часть операций требовала ручного контроля.
Нужно было выстроить понятный контур: настроить расписание, дать клиентам возможность записываться онлайн, собрать абонементы и посещения в единой базе, упростить работу менеджеров и подготовить финансовую отчётность для руководства.
До внедрения
Прежняя система усложняла ежедневную работу центра
Команде требовался единый и понятный инструмент для записи клиентов, расписания, абонементов, посещений и финансового контроля.
Запись зависела от менеджеров
Чтобы выбрать занятие, клиенту приходилось обращаться к сотруднику. Это увеличивало нагрузку на команду и замедляло обслуживание.
Абонементы было сложно контролировать
Менеджерам требовалась единая карточка клиента со статусом абонемента, сроком действия и историей посещений.
Расписание требовало ручной сверки
Занятия, преподаватели и доступные места нужно было поддерживать в актуальном состоянии без путаницы и дублирования.
Посещения фиксировались неудобно
Посещения требовалось фиксировать в системе, чтобы менеджер видел актуальную историю занятий клиента.
Не хватало прозрачной отчётности
Руководству требовалась понятная картина по абонементам, посещениям, оплатам и работе центра.
Решение
Настроили единую систему для работы йога-центра
Теперь клиент самостоятельно выбирает занятие и записывается онлайн, менеджер видит актуальное расписание и статус абонемента, посещения фиксируются в системе, а руководство получает финансовую отчётность.
До внедренияЗапись через сообщения и менеджеровНеудобная прежняя системаРазрозненные данные по клиентамРучное обновление расписанияНеудобный контроль посещенийНет сводной финансовой отчётности
WDAУчётная
Учётная
система
единый контур
После внедренияОнлайн-запись на занятияАктуальное расписание практикЕдиная база клиентов и абонементовИстория посещений клиентовПонятное рабочее место менеджераФинансовая отчётность
Единый контур · связанный стек системы
Онлайн-записьРасписание занятийГрупповые практикиАбонементыПосещенияОбучение командыФинансовая отчётностьПосещения
01 · Учётная система
Настроили новую систему и собрали единый контур учёта
Настроили новую систему под процессы йога-центра. В одном рабочем окне собрали карточки клиентов, статусы абонементов, расписание и историю посещений, чтобы менеджеры больше не переключались между разрозненными источниками.
- Единая карточка клиента
- Статус и срок абонемента
- История посещений
- Рабочие данные в одном окне
YCАбонемент активенЗапись доступна
Карточка клиента доступнаНовая учётная система
Абонемент проверенСтатус активен
История посещений доступнаДанные обновляются в системе
02 · Онлайн-запись
Подключили самостоятельную онлайн-запись на занятия
Клиент выбирает подходящую практику в расписании и записывается онлайн. Система сохраняет бронирование и помогает менеджерам видеть фактическую загрузку групп без ручной переписки.
- Самостоятельная запись онлайн
- Удобный выбор занятия
- Контроль загрузки группы
- Подтверждение записи
Йога 08:00
Есть места
Хатха-йога 10:00
Место забронировано
Stretching 18:00
Есть места
Медитация 20:00
Запись открыта
Запись сохраняется в системе и сразу отображается менеджеру
03 · Расписание и практики
Настроили расписание групповых практик
Завели направления занятий, преподавателей и расписание внутри системы. Менеджеры получили понятный инструмент для актуализации времени, формата занятия и доступных мест.
- Каталог направлений практик
- Расписание групповых занятий
- Контроль доступных мест
- Актуальная загрузка занятий
Хатха-йога групповоеЗапись открыта · лимит мест задан
Stretching групповоеРасписание опубликовано
Йога для начинающих групповоеЗапись доступна онлайн
04 · Клиенты и абонементы
Настроили учёт абонементов и посещений
Система фиксирует фактические визиты клиентов и связывает их с действующим абонементом. Менеджер видит историю занятий в единой карточке клиента.
- Учёт фактических посещений
- Статус абонемента клиента
- История занятий клиента
- История визитов клиента
КлиентКарточка открыта
АбонементАктивен
ПосещениеЗафиксировано
Посещение добавлено в историю клиента
05 · Работа менеджеров
Настроили удобное рабочее место и обучили менеджеров
Настроили рабочие сценарии для администраторов и менеджеров: запись клиента, проверка данных абонемента, обновление расписания и фиксация посещения. После настройки провели обучение команды.
- Рабочие сценарии менеджеров
- Проверка абонемента клиента
- Фиксация посещения в системе
- Обучение менеджеров работе в системе
Карточка клиентаоткрыта менеджером
проверка данных
Абонементабонемент активен
Посещение зафиксировано в единой карточке клиента
06 · Финансовая отчётность
Настроили прозрачный финансовый контроль
Данные по абонементам, посещениям и оплатам собираются в единой системе. Руководство получает финансовую отчётность и видит картину работы центра без ручной консолидации.
- Учёт абонементов
- Данные по посещениям
- Финансовая отчётность
- Единая картина для руководства
Абонементы
Продажи · учёт
Посещения
Загрузка · контроль
Контуры учёта
YOGAПрактики и расписаниеучёт
TEAMМенеджерыобучение
Результат
Из неудобной системы — в понятный рабочий контур
До внедрения
- ×Прежняя система была неудобной для команды
- ×Запись на занятия зависела от менеджеров
- ×Данные клиентов и абонементов были разрознены
- ×Расписание и посещения требовали ручной сверки
- ×Отчётность собиралась без единого контура
После внедрения
- ✓Клиенты самостоятельно записываются онлайн
- ✓Менеджеры видят актуальную загрузку групп
- ✓Абонементы и посещения связаны между собой
- ✓Посещения фиксируются в единой системе
- ✓Финансовая отчётность доступна руководству
Путь клиента
От выбора занятия до прозрачного учёта
Клиент записывается онлайн, а команда видит единый актуальный контекст без лишней переписки и ручных сверок.
- 01
У клиента есть абонемент
Система хранит срок действия абонемента и историю посещений клиента.
- 02
Выбирает занятие онлайн
Клиент открывает расписание и выбирает подходящее занятие.
- 03
Система сохраняет бронирование
Запись сразу отображается в расписании и доступна менеджеру.
- 04
Менеджер видит запись
При необходимости сотрудник быстро проверяет данные клиента и отмечает посещение.
- 05
Данные попадают в отчёты
Посещение и финансовые данные доступны в единой системе.
Архитектура решения
Одна система для повседневной работы йога-центра
Онлайн-запись, расписание, карточки клиентов, абонементы, посещения, работа менеджеров и отчётность связаны в едином процессе.
Клиентский контур
Онлайн-запись
Абонементы
WDA
Учётная система
клиенты · расписание · посещения
Операционный контур
Практики и расписание
Посещения клиентов
Обучение команды
Финансовая отчётность
Эффект проекта
Йога-центр получил понятный рабочий контур
Результат описан через внедрённые процессы без неподтверждённых числовых показателей.
Расписание стало управляемым
Клиенты записываются онлайн, а команда видит актуальную загрузку занятий.
Абонементы собраны в единой базе
Команда видит статус клиента, доступные услуги и историю его посещений.
Команда освоила новую систему
Менеджеры получили понятные рабочие сценарии и прошли обучение после настройки.
Руководство получило отчётность
Финансовые данные и посещения доступны в едином управленческом контуре.
Этапы внедрения
От неудобной системы до удобного рабочего процесса
1
Этап проектаАнализ процессов и настройка системы
Разобрали текущую работу центра и настроили новую систему под ежедневные сценарии команды.
2
Этап проектаРасписание групповых занятий
Завели направления практик, преподавателей, расписание и доступные места на занятиях.
3
Этап проектаОнлайн-запись и абонементы
Подключили самостоятельную запись клиентов и настроили учёт действующих абонементов.
4
Этап проектаПосещения и работа менеджеров
Настроили фиксацию посещений и понятные рабочие сценарии для администраторов и менеджеров.
5
Этап проектаФинансовая отчётность
Настроили финансовые отчёты и обучили команду использовать новую систему в ежедневной работе.
Нужно автоматизировать онлайн-запись и учёт посещений?
Разберём клиентский поток, расписание, абонементы, работу команды и отчётность. Подготовим понятную архитектуру внедрения.
Другие проекты
Другие проекты автоматизации
Бесплатный аудит
Давай найдём, что можно автоматизировать в твоём бизнесе
Проведём бесплатный аудит процессов, определим приоритетные задачи и предложим понятный план внедрения.
Без сложных терминов и навязывания лишних решений. Сначала — задачи бизнеса.
Получить аудит
Свяжемся в течение рабочего дня.
Заявка отправлена
Свяжемся с тобой и уточним детали проекта.