Переполненные групповые тренировки
Клиенты приходили на занятия без гарантированного места. В пиковые часы группы переполнялись, а качество сервиса снижалось.
онлайн-запись · абонементы · карточный доступ · отчётность
Автоматизация учёта и онлайн-записи для Beles Arena
Внедрили единую систему для спортивного комплекса площадью 10 000 м²: настроили онлайн-запись на групповые тренировки, учёт секций, абонементов и посещений бассейна, карточный доступ и финансовую отчётность.
Спортивный комплексАстана, Казахстан10 000 м²
Онлайн-запись
Групповые занятия
Абонементы
Карточный доступ
Фин. отчётность
BAАбонемент активенКлиент может записаться на занятие онлайнДоступ открыт
Расписание · лимит мест · посещения · финансовый учёт
Групповая тренировкаЗапись подтверждена
БассейнПосещение учтено
Карточный доступРазрешён
КлиентBeles Arena
ГеографияАстана, Казахстан
МасштабСпорткомплекс · 10 000 м²
РешениеУчётная система и онлайн-запись
О проекте
Большому спортивному комплексу нужен точный контроль загрузки
Beles Arena — спортивный комплекс в Астане площадью 10 000 м². Внутри работают секции, групповые тренировки, фитнес-зал и бассейн. При большом клиентском потоке ручного учёта недостаточно.
Ключевая проблема проявлялась на групповых занятиях: клиенты приходили без предварительного резервирования, группы переполнялись, а команда не могла заранее управлять загрузкой. Нужно было связать онлайн-запись, абонементы, посещения, карточный доступ и финансовую отчётность.
До внедрения
Ручной учёт не справлялся с потоком посетителей
Без единой системы невозможно было точно управлять расписанием, лимитами мест, абонементами, доступом и финансовой картиной комплекса.
Нет самостоятельной онлайн-записи
Клиент не мог заранее выбрать подходящее занятие и закрепить место без обращения к сотруднику комплекса.
Абонементы учитывались разрозненно
Команде требовалась единая карточка клиента со статусом абонемента, доступными услугами и историей посещений.
Нужен отдельный контроль бассейна
Посещения бассейна требовали системного учёта, чтобы абонементы и фактические визиты отражались в одном контуре.
Доступ необходимо связать с учётом
Карточный доступ должен был автоматически учитывать право клиента на посещение и фиксировать вход.
Нет единой финансовой отчётности
Руководству требовалась прозрачная картина по абонементам, посещениям и финансовым показателям.
Решение
Построили единый цифровой контур спортивного комплекса
Теперь клиент самостоятельно бронирует место, система проверяет абонемент и вместимость группы, карточный доступ фиксирует посещение, а данные попадают в учёт и отчётность.
До внедренияЗапись через сотрудников или без резерваПереполненные групповые занятияРазрозненный учёт абонементовОтдельный контроль посещений бассейнаДоступ не связан с учётной системойНет сводной финансовой отчётности
WDAУчётная
Учётная
система
единый контур
После внедренияОнлайн-запись на занятияЛимиты мест в группахЕдиная база абонементовУчёт посещений бассейнаКарточный доступ по статусу клиентаФинансовая отчётность
Единый контур · связанный стек системы
Онлайн-записьГрупповые занятияСекцииАбонементыБассейнКарточный доступФинансовая отчётностьПосещения
01 · Учётная система
Собрали единую базу клиентов и абонементов
Внедрили центральную систему учёта: карточка клиента хранит статус абонемента, доступные услуги и историю посещений. Команда работает с едиными данными вместо разрозненных записей.
- Единая карточка клиента
- Статус активного абонемента
- История посещений
- Доступные услуги в одном окне
BAАбонемент активенДоступ открыт
Карточка клиента загруженаЕдиная учётная система
Абонемент проверенСтатус активен
История посещений доступнаДанные обновляются в системе
02 · Онлайн-запись
Дали клиентам возможность бронировать место на тренировке
Клиент с активным абонементом выбирает подходящее групповое занятие онлайн. Система проверяет доступность и резервирует место, не допуская переполнения группы.
- Самостоятельная запись онлайн
- Проверка активного абонемента
- Лимит мест на занятии
- Подтверждение бронирования
Йога 08:00
Есть места
Functional 10:00
Место забронировано
Stretching 18:00
Есть места
Cycle 20:00
Лимит мест
Система резервирует место только при доступном лимите
03 · Секции и расписание
Настроили секции и завели расписание тренировок
Структурировали направления занятий и сформировали расписание внутри системы. Для каждой тренировки можно управлять временем, форматом и доступным количеством мест.
- Каталог секций и направлений
- Расписание групповых тренировок
- Настройка лимита мест
- Управление загрузкой занятий
Functional training групповоеЗапись открыта · лимит мест задан
Stretching групповоеРасписание опубликовано
Плавание бассейнПосещения учитываются отдельно
04 · Бассейн и посещения
Автоматизировали учёт посещений по абонементам
Система фиксирует фактические визиты клиентов и связывает их с действующим абонементом. Для бассейна настроили отдельный контур учёта посещений.
- Фиксация каждого посещения
- Проверка статуса абонемента
- Отдельный учёт бассейна
- История визитов клиента
ЗонаБассейн
АбонементАктивен
ПосещениеЗафиксировано
Визит добавлен в историю клиента
05 · Карточный доступ
Связали проход в комплекс с данными учётной системы
Настроили карточный доступ: при входе система проверяет право клиента на посещение и фиксирует визит. Сотрудникам не нужно вручную сверять данные абонемента.
- Карточный доступ клиентов
- Проверка права на посещение
- Автоматическая фиксация входа
- Меньше ручных операций на входе
Карта клиентаприложена на входе
проверка
Абонементдоступ разрешён
Посещение автоматически попадает в учёт
06 · Финансовая отчётность
Настроили прозрачный финансовый контроль
Данные по абонементам и посещениям собираются в единой системе. Руководство получает финансовую отчётность и может видеть картину работы комплекса без ручной консолидации.
- Учёт абонементов
- Данные по посещениям
- Финансовая отчётность
- Единая картина для руководства
Абонементы
Продажи · учёт
Посещения
Загрузка · контроль
Контуры учёта
FITФитнес и секцииучёт
POOLБассейнучёт
Результат
Из ручного контроля — в управляемую систему посещений
До внедрения
- ×Групповые занятия могли переполняться
- ×Клиент не бронировал место заранее
- ×Абонементы и визиты учитывались разрозненно
- ×Посещения бассейна требовали отдельного контроля
- ×Отчётность собиралась без единого контура
После внедрения
- ✓Места резервируются через онлайн-запись
- ✓Система контролирует вместимость группы
- ✓Абонементы и посещения связаны между собой
- ✓Карточный доступ фиксирует фактический визит
- ✓Финансовая отчётность доступна руководству
Путь клиента
От выбора занятия до учтённого посещения
Каждый шаг проходит через единый цифровой контур и не требует ручной сверки данных.
- 01
Клиент имеет абонемент
Система видит статус абонемента и доступные клиенту услуги.
- 02
Выбирает занятие онлайн
Клиент открывает расписание и выбирает подходящую тренировку.
- 03
Система проверяет лимит мест
Бронирование создаётся только при наличии свободного места в группе.
- 04
Карта открывает доступ
При входе система проверяет право на посещение и фиксирует визит.
- 05
Данные попадают в отчёты
Посещение и финансовые данные доступны в единой системе.
Архитектура решения
Одна система для управления клиентским потоком
Онлайн-запись, абонементы, расписание, посещения, карточный доступ и отчётность работают как единый процесс.
Клиентский контур
Онлайн-запись
Абонементы
WDA
Учётная система
клиенты · расписание · посещения
Операционный контур
Секции и тренировки
Учёт бассейна
Карточный доступ
Финансовая отчётность
Эффект проекта
Комплекс получил управляемый цифровой контур
Результат описан через внедрённые процессы без неподтверждённых числовых показателей.
Групповые занятия стали управляемыми
Клиенты бронируют места онлайн, а система контролирует вместимость каждой группы.
Абонементы собраны в единой базе
Команда видит статус клиента, доступные услуги и историю его посещений.
Вход связан с учётной системой
Карточный доступ проверяет право на посещение и автоматически фиксирует визит.
Руководство получило отчётность
Финансовые данные и посещения доступны в едином управленческом контуре.
Этапы внедрения
От структуры секций до единой финансовой отчётности
1
Этап проектаМодель учёта клиентов и абонементов
Настроили карточки клиентов, статусы абонементов и доступные услуги комплекса.
2
Этап проектаСекции и расписание тренировок
Завели направления занятий, расписание и лимиты мест для групповых тренировок.
3
Этап проектаОнлайн-запись клиентов
Подключили самостоятельное бронирование мест для клиентов с активным абонементом.
4
Этап проектаБассейн и карточный доступ
Связали учёт посещений бассейна и проход по карте с данными учётной системы.
5
Этап проектаФинансовая отчётность
Настроили отчёты для контроля абонементов, посещений и финансовых показателей.
Нужно автоматизировать онлайн-запись и учёт посещений?
Разберём клиентский поток, абонементы, расписание, доступ и отчётность. Подготовим понятную архитектуру внедрения.
Другие проекты
Другие проекты автоматизации
Бесплатный аудит
Давай найдём, что можно автоматизировать в твоём бизнесе
Проведём бесплатный аудит процессов, определим приоритетные задачи и предложим понятный план внедрения.
Без сложных терминов и навязывания лишних решений. Сначала — задачи бизнеса.
Получить аудит
Свяжемся в течение рабочего дня.
Заявка отправлена
Свяжемся с тобой и уточним детали проекта.